Kasvatus- ja opetuslautakunta
Pöytäkirja 15.01.2025/Pykälä 6

Kasvatus- ja opetuslautakunta 15.01.2025 § 6  

207/12.07.00.00/2023  

 Valmistelija sivistysjohtaja Nina Lehtinen, varhaiskasvatuspäällikkö Mirva Ritari

Sopimuksen tausta ja toimintamallit

Seutu-eVaka yhteistyösopimuksen tarkoitus on vahvistaa Tampereen seudun kuntien eVaka-tietojärjestelmään liittyvää yhteistyötä. Espoon, Tampereen, Oulun ja Turun kaupungin yhteistyössä kehittämä eVaka-tietojärjestelmä on varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen asiakastieto- ja toiminnanohjausjärjestä, jonka tavaramerkin Espoon kaupunki on rekisteröinyt. Tampereen kehyskunnissa eVaka-tietojärjestelmä otettiin käyttöön vuoden 2024 aikana. Tampereella eVaka on ollut käytössä vuodesta 2022 lähtien. Lempäälän kunnanhallitus päätti kokouksessaan 29.5.2023 § 132, että Lempäälän kunta osallistuu eVaka-järjestelmän käyttöönottoprojektiin.

Seudullinen yhteistyösopimus järjestelmään liittyvän tietohallinnon yhteistyöstä on voimassa 1.1.2025 alkaen. Tampereen kaupunki on sopimuksella valtuutettu valmistelemaan ja päättämään kehyskuntien puolesta ICT-hankinnoista tietohallinnon seudullisen johtoryhmän harkitsemassa laajuudessa. Seutu-eVaka yhteistyösopimuksella, jota tämä pykälä käsittelee, sovitaan seudullisesta yhteistyöstä eVaka-tietojärjestelmään liittyen. Sopimus mukailee Espoon, Tampereen, Oulun ja Turun kaupungin välillä solmittua 4pack yhteistyösopimusta, joka on voimassa vuoden 2025 loppuun saakka. Kyseisten kuntien muodostama 4pack kehittää ja hallinnoi eVakaa ja sen ydintä. Lisäksi 4pack päättää ja priorisoi eVakan ytimeen kehitettäviä uusia toiminnallisuuksia.

Vuodesta 2026 lähtien eVaka-järjestelmän kehittäminen siirtyy ylläpito- ja pienkehitysvaiheeseen. Tämä vaikuttaa eVakan kähittämisen hallintamalliin, yhteistyötapoihin ja rooleihin. Mahdolliset muutokset käsitellään seudullisessa eVaka johtoryhmässä, ja tarvittaessa ne viedään hyväksyttäväksi Tietohallinnon seudulliseen johtaryhmään.

Sopimuksen tarkoitus

Seutu-eVaka yhteistyösopimuksella sopijaosapuolet (Hämeenkyrön kunta, Kangasalan kaupunki, Lempäälän kunta, Nokian kaupunki, Oriveden kaupunki, Pirkkalan kunta, Tampereen kaupunki, Vesilahden kunta, Yläjärven kaupunki) sitoutuvat osallistumaan seudulliseen eVaka hallintamalliin ja rahoitukseen sopimuksessa kuvatulla tavalla. Sopimusta ei laajenneta sen voimassaoloaikana sopimusosapuolten ulkopuolelle. Sopijaosapuolten välinen yhteistyö sisältää seudullisten eVaka-implementaatioiden hallintaa, ylläpitoa ja pienkehittämistä. Lisäksi eVaka-tuotetta kehitetään yhteistyön osana.

Sopimuksen voimassaoloaika

Tässä pykälässä käsiteltävä Seutu-eVaka yhteistyösopimus tulee voimaan, kun kaikki sopijaosapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Sopimus on voimassa toistaiseksi. Sopimus tulee irtisanoa todisteellisesti 31.3. mennessä, ja irtisanominen tulee voimaan irtisanomista seuraavan vuoden elokuun ensimmäinen päivä (irtisanomisaika 16 kk). Irtisanomisesta huolimatta sopimus on voimassa muiden sopijaosapuolten välillä. Jos Tampereen kaupunki päättää irtisanoutua sopimuksesta, sopimus päättyy irtisanomisajan päättyessä.

Kustannukset

Seudullisen kehitystiimin kustannukset jaetaan sopijaosapuolten välillä  Pääsopimuksen mukaisesti. Pääsopimus on seudullinen yhteistyösopimus tietohallinnon yhteistyöstä, joka on voimassa 1.1.2025 alkaen.

Tampereen tuoteomistaja toimii oman työnsä ohella myös seudullisena tuoteomistajana ja on yhteistyölinkki kehyskuntien ja 4packin välillä. Kehyskunnat maksavat 25 prosenttia Tampereen tuoteomistajan vuosittaisista kustannuksista 30.6.2025 saakka.

Lisäksi kehyskunnat maksavat yhden sovellusasiantuntijan vuosikustannuksista 50 prosenttia 30.6.2025 saakka.

Lempäälän kunnan osalta arvio eVaka-järjestelmän kokonaiskustannuksista vuosille 2025–2028 on yhteensä 151 007 euroa. Kustannukset koostuvat asukasluvun mukaan sopimuksen osapuolille jaettavasta osuudesta, joka Lempäälän kohdalla on 124 042 euroa, sekä kiinteästi jaettavasta osuudesta, joka jokaista osapuolikuntaa kohden on 26 965 euroa.

Jatkuvan käytön osalta 1.7.2025 lähtien kustannuksista ja resursseista sovitaan tietohallinnon seudullisessa johtoryhmässä 31.3.2025 mennessä.

Muuta

Seutu-eVaka yhteistyösopimuksessa sovitaan lisäksi seudullisesta hallintamallista ja yhteistyöstä, immateriaalioikeuksista sekä salassapidosta ja tietosuojasta. Sopimus on kokonaisuudessaan tämän pykälän liitteenä 1. Sopimuksen liitteet 1 ja 2 ovat tämän pykälän liitteinä 2 ja 3. Pykälän liite 4 on Tietohallinnon seudullisessa johtoryhmässä 3.12.2024 esitetty kooste Seutu-eVaka sopimuksesta.

Toimivalta: Lempäälän kunnan hallintosäännön 5 luku Toimielinten tehtävät ja toimivallan jako, 3 § Lautakuntien yleistehtävät ja ratkaisuvalta, 1 momentin kohta 3: edustaa kuntaa ja käyttävät kunnan puhevaltaa toimialaansa kuuluvissa asioissa.

Lisätietoja: sivistysjohtaja Nina Lehtinen, puh. 050 383 9789

Esittelijä Sivistysjohtaja

Päätösehdotus Kasvatus-ja opetuslautakunta hyväksyy osaltaan Tampereen seudun kuntien välisen Seutu-eVaka yhteistyösopimuksen edellä selostetun mukaisesti.

Päätös Kasvatus- ja opetuslautakunta hyväksyi osaltaan Tampereen seudun kuntien välisen Seutu-eVaka yhteistyösopimuksen edellä selostetun mukaisesti.

 Merkittiin pöytäkirjaan, että tämän pykälän käsittelyn ja päätöksenteon jälkeen kokouksessa pidettiin tauko klo 18:21–18:31. Kokoustauon jälkeen puheenjohtaja totesi läsnäolijat sekä kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

Otteet Tampereen kaupunkiseudun kehyskunnat

Tiedoksi varhaiskasvatuspäällikkö Mirva Ritari, varhaiskasvatuksen palvelupäällikkö Katri Auvinen, palvelusihteeri Pauliina Lähdevuori