Kunnanhallitus
Pöytäkirja 27.03.2023/Pykälä 88

Kunnanhallitus 27.03.2023 § 88  

689/03.02/2022  

 Valmistelija: hallintojohtaja Riina Kivistö

 Euroopan unionin lainsäädännön rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden

 suojelusta annettu direktiivi (EU) 2019/1937, ns. Whistleblower-direktiivi

hyväksyttiin vuonna 2019. Uuden lainsäädännön tarkoituksena on varmistaa, että henkilö, joka työnsä yhteydessä havaitsee tai epäilee yleisen edun vastaista toimintaa erikseen määritellyillä EU:n tai kansallisen oikeuden aloilla, voi ilmoittaa asiasta turvallisesti. Direktiivin kansallinen täytäntöönpano valmisteltiin vuoden 2022 jälkipuoliskolla.

Direktiivin toimeenpanon jäsenmaissa olisi tullut tapahtua 17.12.2021 mennessä, mutta sääntelyn laajuuden vuoksi kansallinen lainvalmistelu Suomessa viivästyi. Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta hyväksyttiin 20.12.2022.

Sisäisen ilmoituskanavan perustamisvelvollisuus koskee kuntia, kuntayhtymiä, liikelaitoskuntayhtymiä ja kunnallisia liikelaitoksia, joiden työ- tai virkasuhteessa olevien henkilöiden määrä on säännöllisesti vähintään 50. Sama koskee kuntien ja kuntayhtymien määräysvallassa olevia oikeushenkilöitä kuten tytäryhtiöitä. Kunnilla ja kuntayhtymillä voi olla myös yhteisiä ilmoituskanavia.

Uusi direktiivi velvoittaa luomaan epäiltyjen väärinkäytösten sisäisen, luottamuksellisen ilmoituskanavan eli ns. Whistleblow-kanavan, jossa ilmoittajan henkilöllisyys on suojattu. Ilmoituskanavalla tarkoitetaan toimintoa, jonka kautta otetaan vastaan ilmoituksia väärinkäytöksistä organisaatiossa. Ilmoituskanavan kautta organisaation henkilöstön jäsen tai muu taho voi halutessaan tuoda nimettömänä ilmi organisaation epäeettistä ja arvojen vastaista toimintaa tai sisäisiä rikkomuksia. Eettisen ilmoituskanavan tavoitteena voi olla esimerkiksi varmistaa, että organisaation päivittäisessä hallinnossa noudatetaan asianmukaisesti päätöksenteko- ja valvontajärjestelmän periaatteita.

Ilmoituskanava ei ole yleinen "palautekanava" vaan nimenomaan vakavien väärinkäytösten ilmoittamista varten luotu palvelu.

Kaikki ilmoitukset on kirjattava ja käsiteltävä ammattitaitoisesti, ja ilmoittajalle tulee antaa vastaanottoilmoitus seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Ilmoittajalle on kerrottava viimeistään kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottoilmoituksen toimittamisesta, mitä toimenpiteitä ilmoituksen perusteella toteutetaan. Jos vastaanottoilmoitusta ei ole lähetetty ilmoittajalle, toimenpiteistä on kerrottava kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun ilmoituksen vastaanottoilmoitusta koskeva seitsemän päivän määräaika on

päättynyt.

Ilmoituksiin mahdollisesti sisältyvien henkilötietojen käsittelyssä tulee noudattaa yleisen tietosuoja-asetuksen säännöksiä. Henkilötietojen käsittelylle tulee esimerkiksi olla asetuksen 6 artiklan mukainen käsittelyperuste. Huomiota on kiinnitettävä erityisesti henkilötietojen käsittelyä koskeviin periaatteisiin (5 artikla) sekä sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatteeseen (25 artikla). Eettisen ilmoituskanavan käytössä suoritettavalle henkilötietojen käsittelylle on laadittu tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi (DPIA) tietosuojavaltuutetun toimiston ohjauksen mukaisesti.

Kansallinen lainsäädäntö astuu voimaan 1.4.2023 ja Lempäälän kunnassa on valmisteltu ilmoituskanavan käyttöönottoa syksystä 2022 alkaen. Valmistelu on kuitenkin perustunut aiemmin ns. kireämmälle lainsäädännön tulkinnalle. Kansallinen lainsäädäntö kuitenkin lievensi huomattavasti kuntien velvoitteita direktiivin täytäntöönpanon yksityiskohdissa. Eettisen ilmoituskanavan käyttöönotto on suunniteltu tapahtuvaksi 1.4.2023.

Lempäälän kunnassa väärinkäyttöilmoituksen tekeminen tulee tapahtumaan ohjelmistoyritys Graniten väärinkäytösilmoitustyökalulla, joka tullaan lisäämään kunnan intrasivuille (Kanava) ohjeineen. Työkalun avulla varmistetaan ilmoitusten tietoturvallinen käsittely ja asianmukainen dokumentaatio.

Miten ilmoitus tehdään?

Ilmoitus tehdään kunnan intranet Kanavassa olevan linkin kautta nimettömänä, tai haluttaessa yhteystiedoin.

Ilmoittajalla ei tarvitse olla vahvoja todisteita väärinkäytöksestä ennen epäilystä ilmoittamisesta, mutta ilmoitus tulee kuitenkin tehdä rehellisesti ja vilpittömässä mielessä.

Ilmoituksen vastaanottaminen

Kaikkiin ilmoituksiin suhtaudutaan vakavasti. Ilmoituksen saatuaan käsittelyryhmä päättää sen hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Jos ilmoitus hyväksytään, ryhdytään asianmukaisiin toimenpiteisiin tutkimusta varten.

Ilmoitusten käsittelyprosessi

Ilmoitukset käsitellään työryhmässä, johon kuuluvat talousjohtaja, hallintojohtaja ja henkilöstöjohtaja. Tarvittaessa mukana on myös palvelualuejohtaja ja/tai kunnanjohtaja. Ilmoituksen käsittelijän on oltava tehtävässään riippumaton, ja asiassa esteelliseksi todettu henkilö ei voi käsitellä ilmoitusta.

Ilmoittajalle toimitetaan vastaanottokuittaus seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Kaikki rikkomisia koskevat ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti.

Ilmoittajalle annetaan palaute toimista, joita ilmoituksen perusteella on toteutettu tai aiotaan toteuttaa sekä perustelut valituille toimenpiteille. Palaute annetaan viimeistään kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottoilmoituksesta.

Käsittelijät voivat hylätä ilmoituksen, jos on ilmeistä, että

-          ilmoitus ei koske väärinkäytöstä tai epäeettistä toimintaa  

-          ilmoitusta ei ole tehty vilpittömässä mielessä tai se on tehty vain vahingoittamistarkoituksessa

-          asiasta ei ole riittävästi tietoa, jotta käsittely olisi mahdollinen

-          ilmoituksessa esitetty asia on jo ratkaistu

-          ilmoitus sisältää tunkeilevia, luonteeltaan henkilökohtaisia tietoja, jotka koskevat muun muassa terveyttä tai poliittisia, seksuaalisia tai uskonnollisia käsityksiä

Ilmoittajan suojelu, kun kyseessä on nimellä tehty ilmoitus

Jos ilmoittaja ilmaisee aidon epäilyn, hänen ei tarvitse pelätä työnsä menettämistä tai mitään muita seuraamuksia tai henkilökohtaisia haittoja ilmoituksen seurauksena. Sillä, erehtyykö ilmoittaja epäilyssään, ei ole merkitystä, edellyttäen, että hän toimii vilpittömin mielin eli ei yritä tahallaan vahingoittaa toista henkilöä ilmoituksellaan. Ilmoituskanavan väärinkäyttö eli väärän tiedon tahallinen ilmoittaminen on sen sijaan vakava rikkomus, joka voi johtaa jatkotoimenpiteisiin.

Ilmoituksessa yksilöidyn henkilön suoja ja hänelle ilmoitettavat tiedot

Niiden henkilöiden oikeuksiin, joita ilmoitukset koskevat, sovelletaan asianmukaista tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä. Asianosaisilla on oikeus tutustua itseään koskeviin tietoihin ja vaatia tarkistuksia, jos

tiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai vanhentuneita.

Tietojen poistaminen

Ilmoituskanavasta tiedot poistuvat vuoden kuluessa selvityksen tekemisestä. Mikäli selvitykset johtavat jatkotoimenpiteisiin, tarvittava dokumentaatio säilytetään asianhallintajärjestelmässä mahdollisten jatkotoimien edellyttämän ajan. Säilytysaika voi tällöin vaihdella selvityksen luonteesta riippuen.

 Edellä esitettyihin ilmoituskanavan käyttöönoton ja käytön periaatteisiin tehdään tarkennuksia ilmoituskanavan käyttöönoton suunnittelun edetessä.

 Kuntaliiton yleiskirjeessä 4/2023 Ilmoittajansuojelulaki ja kunnat on lisätietoa aiheesta. Ilmoituskanavien ja -menettelyiden käyttöönotto edellyttää yhteistoimintalakien mukaista vuoropuhelua tai yhteistoimintamenettelyä. Ilmoituskanavan käyttöä on käsitelty yhteistoimintaryhmän kokouksessa 8.2.2023 § 6. YT-ryhmä käsitteli eettisen ilmoituskanavan käyttöönoton yhteistoimintamenettelyssä.

Lempäälän kunnan hallintosäännön 5 luvun 1 §:n mukaan kunnanhallituksen tehtävänä on päättää asioista, joita ei ole säädetty tai määrätty muulle kunnan toimielimelle, viranhaltijalle tai luottamushenkilölle.

Lisätietoja hallintojohtaja Riina Kivistö, puh. 040 133 7485.

Esittelijä Kunnanjohtaja Heidi Rämö

Päätösehdotus Kunnanhallitus
1. merkitsee selostusosassa kuvatun selvityksen eettisestä ilmoituskanavasta tiedokseen ja päättää, että ilmoituskanava otetaan käyttöön kuvatulla tavalla 1.4.2023.
2. päättää valtuuttaa talousjohtajan, hallintojohtajan, henkilöstöjohtajan ja tarvittaessa palvelualuejohtajan ja/tai kunnanjohtajan muodostaman työryhmän käsittelemään väärinkäytösilmoituksia luottamuksellisesti.

Päätös Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti päätösehdotuksen.

Tiedoksi YT-ryhmä, kunnan johtoryhmä, HR, tiedonhallinnan asiantuntija