Kunnanhallitus
Pöytäkirja 27.05.2024/Pykälä 123

Kunnanhallitus 27.05.2024 § 123  

495/02.08.00/2024  

 Valmistelija: talousjohtaja Kari Auvinen

Lempäälä otti käyttöön Sarastia Oy:n talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut käyttöönottoprojektilla vuonna 2019 ja varsinainen palvelutuotanto käynnistyi 1.1.2020. Sarastian tuottama talouden palveluosio sisältää myös kaikki talouden eri osaprosessien järjestelmäpalvelut. Kirjanpidon ydinjärjestelmänä käytetyn Kuntax-järjestelmän elinkaari on päättymässä siten, että se pitää päivittää toiseen järjestelmään viimeistään vuoden 2025 alussa. Sopimuksen mukaan asiakkaalle kohdistettava muutoskustannus on välttämätön ja asiaan liittyvästä valmistelusta on kirjaus myös vuoden 2024 talousarvion palvelusuunnitelmateksteissä.

Sarastian asiakkaat voivat valita taloushallinnon järjestelmäksi Sarastia365 Talouden tai Sarastia-palveluna tarjottavan CGI:n Raindance Kuntamallin. Lempäälä on neuvotellut koko alkuvuoden ajan sekä järjestelmävaihtoehdoista että noin 5 kuukautta kestävän käyttöönottoprojektin aikataulutuksesta. Lempäälä on saanut tarjoukset molempien järjestelmien käyttöönotosta ja kustannuksista sekä saanut järjestelmiin liittyviä esittelyjä. Lisäksi on tutustuttu järjestelmien käyttäjäkokemuksiin ja ominaisuuksiin sekä selvitetty eri järjestelmävaihtoehtojen ns. jatkuvan palvelun hintatasoa.

Taloushallinnon järjestelmävaihto ja sen käyttöönotto on tarkoituksenmukaisinta toteuttaa siten, että järjestelmien toimivuus on testattu ja tuotantovalmis talousarviovuoden käynnistyessä 1.1.2025. Käyttöönottoprojektilla ei ole vaikutusta vuoden 2025 talousarvion laadintaprosessiin, sillä se toteutetaan vielä nykyjärjestelmillä ja talousarvion sisältötieto konvertoidaan uuteen talousjärjestelmään. Henkilöstöhallinnon järjestelmät säilyvät ennallaan.

Esityslistan liitteenä ovat Sarastian yksityiskohtaiset tarjoukset joko Sarastia365 -talousjärjestelmään siirtymisestä tai Raindance Kuntamalliin siirtymisestä ja käyttöönotosta (salassa pidettävä, Julkisuuslain 24 §:n 1 momentti, 20. kohta). Käyttöönottoprojektien vertailukelpoiset, myös peruskäyttäjäkoulutukset sisältävät hintatarjoukset Sarastia365 -talousjärjestelmän osalta on 276 825 euroa ja Raindance Kuntamallin osalta on 289 473 euroa.

Tehdyn valmistelun ja kokonaisarvion perusteella Lempäälän kunnalle soveltuvin ratkaisu on tehdä talousjärjestelmien päivitys Sarastian tarjoamaan Raindance Kuntamalliin, joka on myös hinnallisesti tarkasteltuna kokonaisedullisin ratkaisu. Talousjohtaja on varautunut selostamaan valmistelua kunnanhallituksen kokouksessa.

Koska Lempäälän kunta on yksi Sarastia Oy:n omistajista, kyseessä on niin kutsuttu In-house -yhtiö. Lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, 15 §) ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään, eli In-houseyhtiöltä.

Järjestelmäpäivityksen käyttöönottoprojektin kustannus esitetään rahoitettavaksi Sarastian tarjoamalla vuokramallilla 2 vuoden rahoitusajalla. Vuokralaskutus käynnistyy vasta käyttöönottoprojektin hyväksymisen jälkeen vuoden 2025 puolella. Rahoitustavasta huolimatta käyttööottoprojektiin ryhtyminen on käsiteltävä palveluhankintana ja hankinnan pääoma-arvon ylittäessä 150000 €, asia käsitellään kunnanhallituksessa.

Lempäälän kunnan hallintosäännön 9 luvun 2 § hankintavaltuudet kohdan mukaisesti prosessijohtajan toimivalta hankinnoissa on alle 150 000 euroon asti.

Lisätietoja: talousjohtaja Kari Auvinen, 050 68148

Esittelijä Kunnanjohtaja

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää hyväksyä, että Sarastia Oy:n kanssa toteutetaan talousjärjestelmän päivitys Raindance Kuntamalliin. Hyväksyttävän tarjouksen käyttöönottoprojektin hinta-arvio on 289 473 euroa ja rahoitustavaksi valitaan Sarastia Oy:n tarjoama vuokramalli.

Päätös Kunnanhallitus päätti hyväksyä, että Sarastia Oy:n kanssa toteutetaan talousjärjestelmän päivitys Raindance Kuntamalliin. Hyväksyttävän tarjouksen käyttöönottoprojektin hinta-arvio on 289 473 euroa ja rahoitustavaksi valitaan Sarastia Oy:n tarjoama vuokramalli.

 Merkittiin pöytäkirjaan, että talousjohtaja Kari Auvinen saapui kokoukseen ennen tämän pykälän käsittelyä klo 18.00 ja poistui kokouksesta tämän pykälän päätöksenteon jälkeen klo 18.22.

 Merkittiin pöytäkirjaan, että valtuuston II varapuheenjohtaja Jani Saikkonen oli poissa kokouksesta tämän pykälän käsittelyn aikana klo 18.09-18.13.

Otteet Sarastia Oy