Yhteisölautakunta
Pöytäkirja 09.08.2023/Pykälä 48

Yhteisölautakunta 08.03.2023 § 16 

 Valmistelija yhteisöjohtaja Kati Hämäläinen-Myllymäki

Lempäälän kunnan hallintosäännön (1.1.2023) mukaan yhteisöjohtajan erityistoimivaltaan kuuluu kohdassa 1 myöntää kunnan yhteisöavustukset kuultuaan ensin lautakuntaa (mm. omatoimiraha, yhdistystaloavustukset, hanke- ym. toimijoiden kannustinpalkkiot, liikunta- ja nuorisoavustukset, kulttuurin ja taiteen perusopetuksen avustukset ja stipendit) (3 Luku Henkilöstöorganisaatio ja toimivalta; 6 § Palvelualueiden  viranhaltijoiden erityistoimivalta, 6.2. Yhteispalveluiden palvelualue 6.2.1 Yhteisöjohtaja).

Hyvinvointialueet ovat aloittaneet toimintansa 1.1.2023 ja niiden hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen yhdyspinta- ja järjestötyö on määritetty laissa sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä, 7 §:ssä: ”hyvinvointialueen on tehtävä hyvinvoinnin ja terveyden edistämisessä yhteistyötä hyvinvointialueen alueella hyvinvoinnin ja terveyden edistämistyötä tekevien muiden julkisten toimijoiden, yksityisten yritysten ja yleishyödyllisten yhteisöjen kanssa. Sen on myös edistettävä hyvinvoinnin ja terveyden edistämistyötä tekevien järjestöjen toimintaedellytyksiä ja vaikutusmahdollisuuksia hyvinvoinnin ja terveyden edistämisessä.”

Nykykäytäntö

Keskitettyä avustusten hakuprosessia ohjaavat kunnanhallituksen 1.2.2016 hyväksymät yhteisöavustusten yleiset periaatteet, jotka on esitetty alla sekä oheismateriaalissa avustusmuodoittain.

Lempäälän kunnan organisaatio on muuttunut ja Pirkanmaan hyvinvointialue on aloittanut työnsä, joten on tarkoituksenmukaista uudistaa Lempäälän kunnan yhteisöavustusten yleisiä periaatteita ja kriteereitä peilaten hyvinvointialueen avustusperiaatteisiin. Samalla on tarkasteltava yhteisöavustusten aikataulutusta ja avustusmuotojen määrää.

Yleiset periaatteet

Lempäälän kunta myöntää avustuksia toimintaan, joka edistää kunnan strategisten päämäärien ja tavoitteiden toteutumista. Samalla avustustoiminnalla tuetaan yhteisöjen toimintaa ja kuntalaisten hyvinvointia. Avustuksia suunnataan toimintaan, joka

a)      edistää kuntalaisten hyvinvointia

b)      kehittää kuntalaisten elinpiiriä

c)      edistää kuntalaisten terveyttä ja vähentää sosiaalista hyvinvointia uhkaavia ongelmia

d)      vahvistaa yhteisöllisyyttä ja aktivoi kuntalaisia sekä turvaa edellä mainittuja toimintoja toteuttavien yhteisöjen toimintaedellytyksiä.

Avustusten saajat täydentävät kunnan omaa palvelutuotantoa. Avustuksia myöntävä viranomainen voi valtuustokausittain tai vuosittain linjata erityisiä painopisteitä avustustoiminnalleen. Avustusta voi saada hakija, jonka kotipaikka on Lempäälän kunta tai, jonka harjoittama toiminta, johon avustusta haetaan, sijoittuu Lempäälän kunnan alueelle. Avustettavien yhteisöjen tulee toiminnassaan noudattaa voimassa olevia lakeja ja asetuksia.

Avustusmuodot

Yleisavustus

Yleisavustusta myönnetään harkinnanvaraisesti hakijan toimintasuunnitelman ja - kertomuksen mukaiseen toimintaan. Avustuksen määrää harkittaessa otetaan huomioon hakijayhteisön:

a)      toiminnan yleishyödyllisyys ja tarpeellisuus

b)      toiminnan sisältö ja aktiivisuus - palvelujen laatu

c)      jäsenmäärä sekä hakijan taloudellinen tila.

Omatoimiraha ja muut kohdeavustukset

Kohdeavustusta myönnetään hakemuksessa esitettyihin kohteisiin. Mikäli hakija saa yleisavustusta, voidaan kohdeavustusta myöntää hakijan vuotuisesta toiminnasta poikkeavaan toimintaan. Kohdeavustuksilla voidaan tukea myös sellaisia tapahtumia/hankkeita, jotka edistävät kuntalaisten omatoimisuutta, yhteisöjen uusien toimintatapojen ja ideoiden kehittämistä ja käyttöönottoa sekä tapahtumia/hankkeita, joiden kautta toiminnan piiriin tulee uusia lempääläisiä.

Avustusten hakeminen

Lempäälän kunta pyrkii viestinnällään mahdollisimman kattavaan tiedottamiseen vuosittaisesta hakuprosessista. Avustuksia haetaan erillisellä avustushakemuslomakkeella vuosittain helmikuussa julkaistavalla virallisella kuulutuksella ilmoitetun hakuajan puitteissa. Joissakin kohdeavustuksissa voi hakuaika poiketa tästä aikataulusta ja ne julistetaan tarvittaessa haettavaksi erikseen. Hakemukseen on liitettävä hakijayhteisön edellisen toimintakauden tilinpäätös ja toimintakertomus sekä kuluvan kauden talousarvio ja toimintasuunnitelma. Lisäksi voidaan pyytää muita liitteitä ja selvityksiä haettavasta avustuksesta riippuen.

Hakemukset lähetetään ensisijaisesti sähköisellä hakulomakkeella. Avustuksia voi hakea myös paperimuotoisella hakemuksella.

Hakemusten tulee olla perillä ilmoitettuna määräaikana. Myöhässä saapuneet hakemukset hylätään. Kunta voi myös pyytää täydentämään hakemusta sen jättämisen jälkeen. Puutteelliset hakemukset, joita ei ole korjattu tai täydennetty korjauspyynnön mukaisesti annetussa määräajassa hylätään.

Päätöksenteko ja myöntämisperiaatteet

Hakuajan päätyttyä kunta laatii yhteishakuun osallistuneista hakijoista luettelon tai yhdistelmän, jossa kaikki hakemukset ovat kirjattuna yhteismitallisesti. Sen jälkeen hakemukset ohjataan käsiteltäväksi niiden viranomaisten kokouksiin, joilla on avustusten myöntämiseen liittyvä päätösvalta. Samaan tarkoitukseen voidaan myöntää avustusta vain yhdellä kunnan viranomaispäätöksellä. Vain erityisissä poikkeustapauksissa avustuksia voidaan myöntää samalle yhteisölle useammalla eri viranomaispäätöksellä / vuosi. Poikkeustapauksena voi olla esimerkiksi erillinen kunnan ja yhteisön yhteistoimintaprojekti tai ystävyyskuntatoimintaan liittyvät matka-avustukset. Avustusta myönnetään hakijayhteisön sääntöjen mukaiseen perustoimintaan tai hakemuksessa esitettyyn kohteeseen. Avustusta ei myönnetä siihen yhteisön harjoittamaan toimintaan, jota kunta ostaa vastikkeellisesti erillisen ostopalvelusopimuksen perusteella.

Avustuksen myöntäneen viranomaisen on tiedotettava päätöksestä riittävän laajasti. Kaikille hakijoille on toimitettava tieto päätöksestä ja sen perusteluista.

Avustusten maksatus

Avustukset voidaan maksaa aikaisintaan myöntämispäätöksen saatua lainvoiman. Yleisavustukset maksetaan, kun avustuksen myöntänyt viranomainen on saanut mahdollisesta edellisen vuoden avustuksen käytöstä hyväksyttävän selvityksen. Maksatus voidaan suorittaa vasta, kun pyydetyt asiakirjat on toimitettu ja tarkastettu. Omatoimiraha-avustukset maksetaan etupainotteisesti avustuksesta päättävän viranomaisen hyväksymien erillisohjeiden mukaisesti. Muut kohdeavustukset maksetaan maksettuihin tositteisiin perustuvaa tilitystä vastaan.

Avustusten käytön valvonta

Avustus on käytettävä siihen tarkoitukseen, johon se on myönnetty. Avustusta saaneen yhteisön tulee noudattaa niitä määräyksiä, joita avustuksen myöntänyt viranomainen on määrännyt.

Avustuksen käyttämiselle asetettujen ehtojen noudattamista valvoo avustuksen myöntänyt viranomainen. Valvovan viranomaisen on ryhdyttävä asian vaatimiin toimenpiteisiin, jos avustuksen käytölle asetettuja ehtoja ei ole noudatettu. Käyttämättä jäänyt avustus peritään takaisin.

Avustus peritään takaisin, jos avustushakemuksessa annetut tiedot ovat virheellisiä tai harhaanjohtavia. Lempäälän kunnan tilintarkastajille ja sisäiselle valvonnalle on varattava mahdollisuus tarkastaa avustuksensaajan hallinto ja kirjanpito.

Lisätietoja: Yhteisöjohtaja Kati Hämäläinen-Myllymäki, p. 040 133 7390

Esittelijä Yhteisöjohtaja

Päätösehdotus Yhteisölautakunta käy lähetekeskustelun edellä esitetyn pohjalta.

Päätös Yhteisölautakunta kävi lähetekeskustelun edellä esitetyn pohjalta ja merkitsi pöytäkirjaan seuraavat asiat.

 Yleiset periaatteet tulee peilata kunnan ja Pirkanmaan hyvinvointialueen välillä niin ettei avustuspäällekkäisyyksiä synny.

 Avustusmuotojen lukumäärää tulee tarkastella ja mahdollisuuksien mukaan tiivistää.

 Toiminta-avustuksilla voidaan tukea hyte-toimintaa esim. kulttuuri-, liikunta- ja nuorisotoiminnan kautta. Toiminta- ja kohdeavustustusten kohde tulee määrittää tarkemmin.

 Avustusten hakuaikaan mietitään siirtoa, jotta se palvelee paremmin seuroja ja yhdistyksiä sekä mahdollistaa avustuksen käytön tasaisemmin koko vuoden ajan. Avustushaku olisi mahdollista viimeisimpien dokumenttien pohjalta ja vaadittujen dokumenttien täydentäminen olisi joustavaa.

 Avustushaussa tulee selvittää sähköisten järjestelmien käyttöönottoa. Lisäksi täytyy keskustella takautuvasti saaduista avustusmuodoista sekä tilasubventiosta (maksuton tila).

 Merkittiin pöytäkirjaan, että Vesa Papinsaari poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn aikana klo 18:15.  

 Merkittiin pöytäkirjaan, että Antti Perälä poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn aikana klo 18:20.

Yhteisölautakunta 07.06.2023 § 41 

 Valmistelija järjestösuunnittelija Anu Nevalainen
 

 Yhteisöavustusten kokonaisuuden uudistaminen on aloitettu yhteisölautakunnassa 8.3.2023 § 16 lähetekeskustelun pohjalta. Valmistelussa huomioidaan pöytäkirjaan lisätyt asiat.

Lähtökohdaksi uudistukselle on otettu yhdenvertaisuuden ja tasa-arvon kehittäminen. Yhteisöavustusten uudistus koskee avustusten aikataulutusta ja ajankohtaa, päätöksenteon aikataulutusta, avustuslajeja, avustusperiaatteita ja kriteerejä, hakulomaketta ja viestintää.

Asian valmistelu on aloitettu tarkastelemalla nykyistä avustusten ajankohtaa ja aikataulua. Uudessa ajankohdassa ja aikataulussa on huomioitu sekä yhdistykset että avustusten valmistelun koordinointi Lempäälän kunnassa.

Avustusten periaatteita kehitetään kokonaisuudessaan vastamaan uutta yhteisöavustusten rakennetta. Avustusten periaatteet luodaan helpottamaan avustuskokonaisuutta ja prosessin sujuvuutta.

Kokonaisuuden kehittämisessä parannetaan viestintää ja huomioimaan paremmin viestiminen avustusprosessin eri vaiheissa.

Yhdistysten ja valmistelijoiden kuuleminen 

Yhdistyksiä, järjestöjä ja seuroja on kuultu tiistaina 23.5.2023 järjestetyssä järjestöfoorumissa. Yhteisöavustuksia hakeneille on järjestetty kysely, joka toteutettiin 24.5. - 31.5.2023. Kysely lähetettiin järjestöfoorumiin osallistujille ja järjestöyhteistyön yhteystietolistalla oleville järjestöille, yhdistyksille ja seuroille. Kyselyyn vastasi neljäkymmentä (40) eri yhdistystä.  

Kyselyn perusteella voidaan todeta, että yhteisöavustusprosessiin ollaan yleisesti tyytyväisiä. Kuitenkin kyselyn avoimissa kohdissa yhteisöavustusten aikataulutus ja ajankohta nousivat suurimmiksi tarpeiksi uudistamisessa.  

Valmistelijoille lähtee kesäkuun 2023 alkupuolella kysely kohdentuen tarkemmin eri valmisteluvaiheisiin.  

        Yhteisöavustusten kehittämisen pääkohdat

Nykyinen avustushaku on keväällä. Yhteisöavustusten uudistamisessa huomioidaan nykyisen avustusten päätöksenteon eri aikataulun vaiheet. Päätöksenteon aikataulun rakenteessa on ilmoitettu päätöksenteon vaiheet, joita ovat hakuajan päättyminen, hakemusten käsittely ja lisäselvityspyynnöt, päätösten valmistelu, päätökset ja maksatus. Avustushakuprosessi siirretään syksylle helpottamaan yhdistysten avustuksen käyttöä tasaisemmin koko vuoden ajan.

Yhteisölautakunnan lähetekeskustelun 8.3.2023 § 16 ja yhdistyksille suunnatun kyselyn perusteella avustuslajeja on yksinkertaistettava. Avustuslajeja kehitetään niin, että avustukset ohjautuvat pääsääntöisesti nuoriso-, liikunta-, ja kulttuurin- yleisavustusten kautta. Näiden lisäksi on kohdeavustukset.

Uudistamiseen liittyvät muut asiat 

Yhteisöavustuskokonaisuuteen kuuluu vahvasti stipendit, tukiurheilijat/tukitaiteilija -kokonaisuudet, vapaaehtois- ja vertaisohjaajien palkitseminen ja Lempäälän kunnan sponsoritoiminta ja markkinointi. Näillä edellä mainittuja asioita kehitetään yhteisöavustusten rinnalla.

Lisätietoja: Yhteisöjohtaja Kati Hämäläinen-Myllymäki, p. 040 133 7390

Esittelijä Yhteisöjohtaja

Päätösehdotus Yhteisölautakunta käy lähetekeskustelun yhteisöavustusten uudistamisesta.

Päätös Yhteisölautakunta päätti hyväksyä päätösehdotuksen yksimielisesti. 

Yhteisölautakunta 09.08.2023 § 48  

170/02.05.01.00/2023  

 Valmistelija  järjestösuunnittelija Anu Nevalainen

Avustusten uudistaminen

Organisaatiomuutoksen myötä avustukset valmistelee jatkossa yhteisöpalvelut. Uudistuksen valmistelua ja sen aikataulua on käsitelty kevään 2023 aikana yhteisölautakunnassa lähetekeskusteluina 8.3.2023 ja 7.6.2023 ja järjestöfoorumissa 23.5.2023. Näiden lisäksi avustusten uudistamiseen liittyen on kuultu yhdistyksiä ja valmistelijoita kyselyiden avulla. Kyselyt toteutettiin touko-kesäkuun aikana. Lähetekeskusteluiden ja kyselyiden pohjalta on valmisteltu yhteisöavustusten kokonaisuus, johon on kuulunut prosessin selkiyttäminen ja päivitetyt avustusten periaatteet ja arviointikriteerit.

 Avustusten periaatteet ja arviointikriteerit

Yhteisöavustuksilla edistetään yhdistysten toimintaedellytyksiä, jotka tuottavat hyvinvoinnin ja terveyden edistämistä Lempäälän kunnassa. Yhteisöavustuksia voidaan myöntää Lempäälässä toimiville yhdistyksille, järjestöille, seuroille ja yhteisöille harkinnanvaraisesti. Poikkeuksena ovat sosiaali- ja terveysalan järjestöt, jotka hakevat avustuksia hyvinvointialueelta.

Avustus on yleishyödyllinen ja kuntalaisten hyvinvointia lisäävä ja kunnan strategian mukainen. Avustustoiminnan on kohdistuttava Lempäälän alueelle ja/tai lempääläisiin ja sen on oltava avointa toimintaa. Alueellisesti toimiville yhdistyksille voidaan harkinnanvaraisesti myöntää avustuksia, jos yhdistyksellä on osoittaa toiminnan toteutuminen pääasiallisesti Lempäälässä ja lempääläisille.

Avustuskokonaisuudelle on kirjattu avustusten periaatteet ja avustuslajikohtaiset kriteerit. Periaatteet toimivat yleisenä ohjeena ja kriteereissä on huomioitu eri avustuslajit ja niiden ominaispiirteet. Avustusten kriteereissä arvioidaan hakemuksen perusteella yhdistyksen toiminnan laajuutta, laatua ja vaikutuksia.

Avustuslajit ovat jaettu toiminta- ja kohdeavustuksiin:

-          liikunnan toiminta- ja kohdeavustus

-          kulttuurin toiminta- ja kohdeavustus

-          nuorisotoiminnan toiminta- ja kohdeavustus

-          muut hyvinvointia ja osallisuutta tukevat toiminta- ja kohdeavustukset

Näiden lisäksi avustusmuotoihin kuuluu taiteen perusopetus.

Kannustin raha -järjestelmä poistuu Lempäälän kunnan avustusmuodoista, sillä se on aikoinaan tarkoitettu kannustamaan yhdistyksiä ulkopuolisen, muun kuin kunnan avusten haussa. Yhdistyksiä kannustetaan edelleen hakemaan toimintaansa Lempäälän kunnan avustusten lisäksi muita alueellisia ja valtakunnallisia avustuksia.Järjestösuunnittelija ja palvelualueiden päälliköt auttavat yhdistyksiä avustusten hakemisessa.

 Avustusten hakuprosessi 

Avustushaun alkamisesta kuulutetaan Lempäälän kunnassa kaksi viikkoa ennen avustushaun alkamista. Haku on auki neljä viikkoa. Toiminta-avustusten hakuaika on kerran vuodessa syksyisin, kun taas kohdeavustusten hakuaika on kaksi kertaa vuodessa. Avustuksia tulee hakea ensisijaisesti sähköisellä lomakkeella kunnan verkkosivuilla.

Avustusta haettaessa on toimitettava seuraavat liitteet:

-          viimeisin toimintakertomus- ja suunnitelma (lyhyehkö referointi, yhteensä korkeintaan 1800 merkkiä eli noin A4)

-          allekirjoitettu tilinpäätös ja talousarvio

-          säännöt uusilta yhdistyksiltä tai yhdistyksiltä, joilta säännöt ovat muuttuneet

-          jälkikäteen toimitettava kohdeavustuksen vapaamuotoinen raportti  (lyhyt koonti kuluista ja avustuksen käytöstä) 

Päätöksentekoprosessi

Avustusten kokonaismäärärahoista päätetään vuosittaisen talousarvion yhteydessä. Toiminta-avustukset ovat haettavissa kerran vuodessa syksyisin ja kohdeavustukset ovat haettavissa kaksi kertaa vuodessa. Kohdeavustusten määrärahaa varataan tasaisesti syksylle ja keväälle.

Yhteisölautakuntaa kuullaan vuosittaisia yhteisöavustusten teemoja päätettäessä. Yhteisölautakunta päättää avustuslajikohtaiset määrärahojen painotukset talousarviovalmistelun yhteydessä. 

Yhteisöjohtajan tehtävänä on tiedottaa yhteisölautakuntaa avustusvalmistelusta ja sen etenemisestä. Päätösehdotukset valmistellaan yhteisöpalveluissa. Yhteisöjohtaja tekee viranhaltijapäätöksen avustusten jakamisesta päätösehdotusten pohjalta.

Yhteisöpalvelut vastaa avustushakemusten käsittelystä ja avustusten päätösehdotusten valmistelusta. Käsittelyaika on kaksi kuukautta avustusten hakuajan päättymisestä. Valmistelun tueksi on laadittu avustusten periaatteet ja kriteerit, joiden avulla päätösehdotukset valmistellaan yhteisöpalveluissa.

Palkitseminen 

Avustusten periaatteisiin on kirjattu Lempäälän kunnan palkitsemisen ohjeet. Lempäälän kunta tulee palkitsemaan vuosittain ansioituneita yhdistyksiä ja henkilöitä stipendein. Yhteisölautakunta myöntää vuosittain palkitsemiset lempääläisille yhdistyksille, jotka ovat edistäneet kulttuurin, liikunnan, nuorison tai muuta hyvinvointia ja osallisuutta lisäävää toimintaa ansiokkaasti avustuskauden aikana. Ehdokkaiden nimeämistä varten avataan julkinen haku syksyn avustushakukauden päätyttyä.    

Edellä olevien kategorioiden lisäksi Lempäälän kunta palkitsee vuosittain stipendein SM- tai korkeamman tason menestyjiä liikunnassa ja kulttuurissa. MM- tai olympiamitalistin palkitsemisista päättää kunnanhallitus. 

Yhteisöavustusten periaatteet ja -kriteerit ovat esityslistan oheismateriaalina.

Lisätietoja: Yhteisöjohtaja Kati Hämäläinen-Myllymäki, p. 040 133 7390

Esittelijä Yhteisöjohtaja

Päätösehdotus Yhteisölautakunta päättää hyväksyä uudistetut yhteisöavustus periaatteet ja -kriteerit sekä antaa yhteisöjohtajalle oikeudet tehdä tarvittaessa teknisiä korjauksia sääntöihin.

Päätös Yhteisölautakunta päätti hyväksyä päätösehdotuksen yksimielisesti.   

 Merkittiin pöytäkirjaan, että Katja Salmela oli poissa kokouksesta klo 19:13-19:15.

 Merkittiin pöytäkirjaan, että Mika Korkatti poistui kokouksesta klo 19:38.

 Merkittiin pöytäkirjaan, että kokouksessa pidettiin tauko klo 19:38-19:48.