Kunnanhallitus
Pöytäkirja 30.01.2023/Pykälä 37

Kunnanhallitus 30.01.2023 § 37  

899/07.00.00/2022  

 Valmistelija: tiedonhallinnan asiantuntija Hanna Heinänen

Tiedonohjaussuunnitelman laatiminen ja hyväksyminen

Tiedonohjaussuunnitelmalla (TOS) tarkoitetaan organisaation digitaalista asiakirjahallintaa ohjaavaa säännöstöä. Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) on kokoelma analogisen eli paperiaineiston säilytysohjeita. Molemmat suunnitelmat sisältävät tiedot kunnan tehtävissä syntyvistä asiakirjallista tiedoista sekä niiden käyttöä ja säilyttämistä (esim. rekisteröintiä, julkisuutta, henkilötietoluonnetta ja säilytysaikaa) ohjaavat metatiedot. Arkistolaki (831/1994) velvoittaa arkistonmuodostajaa laatimaan ja ylläpitämään arkistonmuodostussuunnitelmaa, ja laissa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) määrätään vastaavien tietojen määrittelystä ja ylläpidosta osana organisaation tiedonhallintamallia.

Lempäälän kunnan vuonna 2001 laadittua arkistonmuodostussuunnitelmaa on päivitetty vuonna 2012 asianhallintajärjestelmän (Dynasty) päivityksen yhteydessä, jolloin otettiin käyttöön kuntien yhteiseen tehtäväluokitukseen perustuva Lempäälän kunnan oma tehtäväluokitus, joka on ohjannut paperiarkistojen muodostumista. Vuonna 2021 otettiin käyttöön tiedonohjausjärjestelmä (Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä) ja sen asianhallintajärjestelmää ohjaava tiedonohjaussuunnitelma. Jatkossa tiedonohjaussuunnitelmaan sisällytetään myös tiedot muissa tietojärjestelmissä ja paperilla säilytettävästä asiakirjatiedosta.

Tiedonohjaussuunnitelman laatimisesta vastaa ja sen hyväksyy hallintosäännön mukaisesti tiedonhallinnan asiantuntija. Tiedonohjaussuunnitelmaa laaditaan ja päivitetään tehtäväkohtaisesti, ja tähän työhön osallistuu aina ko. kunnan tehtävän asiantuntijoita.

Tiedonhallinnan ohjeen laatiminen ja hyväksyminen

Lempäälän kunnan 1.1.2007 voimaan tullutta asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleisohjetta on viimeksi päivitetty vuonna 2013. Tiedonhallinta- ja tietosuojalainsäädäntö ovat muuttuneet viime vuosina ja sen vuoksi ohje on tarpeen uudistaa kokonaan. Uusi Tiedonhallinta ja asiakirjahallinta -ohje ohjaa tiedonhallinnan, asianhallinnan ja asiakirjahallinnan toteuttamista Lempäälän kunnassa ja se korvaa edellisen, vuonna 2007 voimaan tulleen ja vuonna 2013 päivitetyn ohjeen. 

Lempäälän kunnan hallintosäännön 7 luvun 1 §:n mukaan vastaa siitä, että tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä. Kunnanhallitus päättää tiedonohjaussuunnitelman (TOS, eAMS, AMS) yleisistä periaatteista (sisältö, laadinnan vastuut, vahvistaminen käyttöön, valvonta ja seuranta)

Lisätietoja: hallintojohtaja Riina Kivistö, p. 040 1337485

Esittelijä Kunnanjohtaja

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää merkitä tiedoksi tiedonohjaussuunnitelman päivityksestä annetun selvityksen, sekä vahvistaa käyttöön tiedonhallinnan ohjeen.

Päätös Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti päätösehdotuksen.

Tiedoksi palvelualuejohtajat, tiedonhallinnan asiantuntija