Kunnanhallitus
Pöytäkirja 30.01.2023/Pykälä 35

Kunnanhallitus 30.01.2023 § 35  

1193/07.01.03/2022  

 Valmistelija: tiedonhallinnan asiantuntija Hanna Heinänen

Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden järjestämisvastuu siirtyi Pirkanmaan hyvinvointialueelle 1.1.2023 lähtien. Lain sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta (616/2021, jäljempänä voimaanpanolaki) 64 §:n mukaan kunnan järjestämisvastuulle kuuluvassa toiminnassa syntyneet asiakas- ja potilasasiakirjat ja niihin liittyvät hallinnolliset asiakirjat, kunnan hallinnassa olevat yksityisiltä palveluntuottajilta siirtyneet asiakas- ja potilasasiakirjat, kunnan sivistystoimen järjestämässä opiskeluhuollossa syntyneet kuraattorien asiakirjat sekä kunnan pelastustoimen asiakirjat siirtyvät sen hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon tai pelastustoimen palveluiden järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle viranomaiselle, jonka alueeseen kunta kuuluu. Voimaanpanolain säännösten lisäksi tietoaineistojen siirrossa noudatetaan Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen antamaa Hyvinvointialueiden tietoaineistojen siirto-ohjetta.

Siirto koskee vain sellaisia hyvinvointialueelle siirtyviä sosiaali- ja terveydenhuollon tehtäviin liittyviä tietoaineistoja ja asiakirjoja, joita ei ole arkistoitu. Tiedonhallintalain (906/2019) mukaan tietoaineistojen säilytysvaihe päättyy, kun laissa erikseen säädetty säilytysaika tai tiedonhallintayksikön itse määrittelemä säilytysaika on päättynyt. Säilytysajan päätyttyä arkistoitavaksi määritellyt tietoaineistot arkistoidaan. Kunnan arkistoja ja tietojärjestelmiä ei ole käytännössä jaettu niin, että säilytysvaiheessa ja arkistointivaiheessa olevia asiakirjoja säilytettäisiin toisistaan erillään. Osa kunnan omistukseen jäävistä arkistoiduista asiakirjoista siirtyy joko fyysisesti tai siirtyvän tietojärjestelmän osana hyvinvointialueen hallintaan. Myös kunnan tietojärjestelmiin ja päätearkistoon jää sellaisia säilytysvaiheessa olevia asiakirjoja, jotka lain mukaan siirtyvät hyvinvointialueelle. Asiakirjojen omistajuus ja hallinta eivät siis kaikilta osin jatkossa vastaa toisiaan. Lisäksi asiakirjoja jää yhteisomistukseen. Tästä johtuen tietoaineistojen siirrosta ja tietoaineistoja koskevasta yhteistyöstä tulee laatia sopimus kunnan ja hyvinvointialueen välillä. Sopimuksella sovitaan analogisten tietoaineistojen siirrosta. Siirtyvistä tietojärjestelmistä ja sopimuksista sekä arkistotilojen hallinnasta on laadittu tai laaditaan erilliset sopimukset.

Sopimuksen laaja liiteaineisto on kunnanhallituksen käytettävissä Teams-työtilassa.

Lempäälän kunnan hallintosäännön 5 luvun 1 §:n mukaan kunnanhallituksen tehtävänä on päättää asioista, joita ei ole säädetty tai määrätty muulle kunnantoimielimelle, viranhaltijalle tai luottamushenkilölle.

Lisätietoja: hallintojohtaja Riina Kivistö, puh. 040 133 7485.

Esittelijä Kunnanjohtaja

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää hyväksyä sopimuksen tietoaineistojen siirrosta Pirkanmaan hyvinvointialueelle ja valtuuttaa hallintojohtajan allekirjoittamaan sopimuksen.

Päätös Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti päätösehdotuksen.

Tiedoksi Pirha, tiedonhallinnan asiantuntija